Sicher und preiswert kommunizieren: Videokonferenzen

In Zeiten wie diesen – Stichwort: Covid 19 - möchten viele gern auf die Nutzung von Flugzeug oder Bahn verzichten, und auch Meetings, zu denen viele Personen aus verschiedenen Himmelsrichtungen an- und wieder abreisen stehen auf der Wunschliste nicht unbedingt ganz oben.
Organisationen sollten daher aus der Not eine Tugend machen und verstärkt auf die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation und Kollaboration setzen. Das Thema »Videokonferenz« verdient deutlich mehr Beachtung.

Zeit und Reisekosten sparen

Das persönliche Gespräch ist durch nichts zu ersetzen. Seinen Wert behält es aber vor allem dann, wenn es wertgeschätzt wird und wohl dosiert zum Einsatz kommt. Meetings, bei denen die Teilnehmenden den Eindruck haben, dass sie in erster Line Zeit und Geld kosten, aber nicht wesentlich zum Projektfortschritt oder zum Erkenntnisgewinn beitragen, sind unbeliebt - und die Motivation, daran engagiert und zielgerichtet teilzunehmen, ist eher gering.
Für Meetings, die nur ein oder zwei Stunden dauern, wird heutzutage dennoch oft ein ganzer Arbeitstag »verschwendet« - An- und Abreise fordern ihren Tribut. Es geht einfacher.

Die Technik beherrschen

Woran scheitert die Durchführung von Videokonferenzen? In erster Line daran, dass sich einzelne Attendees der Technik verweigern. Sie sind unsicher, weil sie nicht geübt im Umgang mit den »neuen« Tools sind, und wenn eine Verweigerungshaltung Einzelner das Thema dominiert, dann ist es schwierig, den Video-Call zu einem normalen Instrument im Kommunikations-Mix von Teams oder Gremien zu machen.
Was hilft? Ganz einfach: Eine Schulung. Als Organisation, die mit Videokonferenzen arbeiten möchte, sollten Sie allen Teilnehmenden anbieten, das jeweils verwendete Tool intensiv kennen zu lernen und zu testen - und zwar 1:1, nicht coram publico. Vereinbaren Sie individuelle Termine zur Vorbereitung, erläutern sie - ggf. parallel am Telefon - Ihren Gesprächspartnern alle notwendigen Schritte und Funktionen, so dass diese sich in der Verwendung der Technik sicher fühlen und während des eigentlichen Team-Gesprächs souverän agieren können.
Dass Sie selbst »Ihr« Tool beherrschen sollten, versteht sich von selbst. Stellen Sie ihren Gesprächspartnern gegebenenfalls notwendiges Equipment wie Headsets etc. zur Verfügung oder geben Sie Tipps, welche Produkte für einen Video-Call am besten geeignet sind.
Von der Hardware-Seite her ist heute nahezu jedes Notebook mit Mikrofon. Lautsprecher und Kamera ausgestattet. Bei »herkömmlichen« Büro-PCs ist das gelegentlich nicht der Fall, in der Regel verfügen sie aber über eine Anschlussmöglichkeit für ein Headset und externe Web-Cams können problemlos per USB verbunden werden. Der finanzielle Aufwand pro Arbeitsplatz liegt zwischen 50 und 100 Euro für eine qualitativ gute Ausstattung - nach oben gibt es natürlich keine Grenzen.

Was nutzen? Eine Liste der Anbieter

Es gibt viele Anbieter von Videokonferenz-Systemen - von Komplett-Lösungen wie beispielsweise [poly] (Plantronics & Polycom) über die in Microsoft Office 365 for Business integrierten Teamarbeitslösungen bis hin zu Videochat-Optionen unterschiedlicher Messenger (Whatsapp, FB-Messenger …) und Lösungen, die bereits mit dem Betriebssystem ausgeliefert werden, etwa FaceTime in Apples iOS und macOS.

Hier eine Liste von Anbietern, die unabhängig vom Betriebssystem und auch auf »normalen« Büro-Computern eingesetzt werden können. Wir beschränken uns dabei auf Tools, mit denen wir selbst bereits gute Erfahrungen gemacht haben.

Skype - der Klassiker

Einer der ersten und am weitesten verbreiteten Anbieter; die Usability hat nach der Übernahme durch Microsoft zwar etwas gelitten, aber in diversen Updates hat sich mittlerweile wieder einiges verbessert. Das Arbeitstier unter den Video-Call-Lösungen - funktioniert meist problemlos, wenn auch nicht immer mit überragender Bild- und Ton-Qualität.

| skype.com

ZOOM - hohe Qualität, viele Funktionen

Aus unserer Sicht das derzeit beste Tool, was Bild- und Tonqualität sowie Funktionalität anbelangt. Läuft auf allen Plattformen und Mobilgeräten, Teilnehmende brauchen nicht zwingend einen eigenen Account. ZOOM bietet darüber hinaus interessante Lösungen für Konferenzräume.

| zoom.us

join.me

Plattform, die für den regelmäßigen professionellen Einsatz bestens geeignet ist. Bietet zahlreiche Zusatzfunktionen und die Möglichkeit, Webinare/Online-Vorträge durchzuführen.

| join.me

GoToMeeting

Hoch professionelle Plattform, die unterschiedliche Angebote mit speziellen Funktionsumfängen für die Nutzer bereit hält. Webinare, Online-Vorträge für größeres Publikum etc. sind ebenfalls möglich.

| gotomeeting.com

whereby.com

Extrem einfach zu nutzendes Tool, bei dem die Teilnehmenden an der Videokonferenz keinen Account brauchen, die Anwendung läuft im Browser, zur Teilnahme eingeladen wird per E-Mail.

whereby.com

Foto: Headway/Unsplash